Jak zintegrować kierowców i innych pracowników niestacjonarnych?

Sposoby pokazania zespołowi, że wszyscy gracie do jednej bramki

Sprawa integracji pracowników może wyglądać nieskomplikowanie, dopóki mówimy o zespole, który na co dzień ma ze sobą bezpośredni kontakt, czyli po prostu pracuje w jednym miejscu. Przysłowiowe schody zaczynają się wtedy, kiedy część osób stale (i przeważnie w pojedynkę) wykonuje pracę poza siedzibą firmy. Trzeba tutaj wymienić przede wszystkim:

– kierowców zawodowych;

– przedstawicieli handlowych i inne osoby pracujące z klientem w terenie;

– część grafików komputerowych i programistów;

– tłumaczy i copywriterów;

– osoby, które przeszły na home office w związku z pandemią, a w szczególności pracowników zatrudnionych w firmie już w czasie obostrzeń sanitarnych.

W pierwszych dwóch przypadkach problem jest tym większy, że przedstawiciele handlowi i kierowcy są w ciągłym ruchu, ci drudzy nawet przez wiele tygodni bez przerwy. Sprowadzenie ich do firmy w jednym terminie graniczy z niemożliwością. Mimo tego do kwestii integracji z zespołem należy podejść jak najbardziej poważnie, jeżeli chcemy zatrzymać wartościowych pracowników – tym bardziej, że na co dzień to oni są wizytówką pracodawcy i budują wizerunek marki.

Co powoduje, że pracownicy niestacjonarni czują się wykluczeni?

Jakiś czas temu miałam okazję obejrzeć debatę o warunkach pracy w branży TSL. Moje HR-owe serce najbardziej poruszyła przytoczona w niej historia spółki transportowej, która organizowała osobne spotkania integracyjne dla personelu biurowego, a osobne dla kierowców. Ci ostatni poczuli się wówczas pracownikami drugiej kategorii, z niewiadomych przyczyn odsuniętymi od serca firmy. Na pewno nie jest to dobry sposób na zatrzymanie fachowca w pracy ani tym bardziej na uczynienie go częścią dobrze działającego zespołu. Tymczasem to, że ktoś wykonuje swoje zadania indywidualnie, nie oznacza, że nie chce czuć się pełnoprawnym członkiem teamu, na którego wsparcie może liczyć.

Jak widać, integracja pracowników zdalnych nie jest tylko wymysłem. Na szczęście m.in. dzięki nowym technologiom pracodawca zyskuje szereg możliwości zadbania o zgranie swoich podwładnych, także tych pracujących na odległość.

Jak zintegrować pracowników zdalnych?

• Zapewnić odpowiednie wdrożenie. Bez względu na to, jakie stanowisko ma piastować pracownik terenowy lub home office, powinien najpierw dobrze poznać swoich przełożonych, resztę zespołu i kulturę organizacyjną firmy. Trudno, żeby identyfikował się z marką, której nie zna, a tym bardziej reprezentował ją na zewnątrz.
• Zadbać o właściwą komunikację. Osoby pracujące w terenie lub w systemie home office powinny na bieżąco otrzymywać informacje o tym, co się dzieje w firmie. Warto też, żeby miały poczucie wpływu na decyzje podejmowane w siedzibie. Można (a nawet trzeba) zasięgnąć ich opinii np. w kwestii wyboru miejsca imprezy integracyjnej, zawartości paczek świątecznych lub w innych dotyczących ich sprawach. Warto przy tym zaznaczyć, że ta komunikacja nie powinna ograniczać się do wysyłania wiadomości poprzez aplikację w smartfonie.
• Organizować spotkania face to face. Pracownik powinien dobrze znać przynajmniej swojego przełożonego, osoby na podobnych stanowiskach i innych członków zespołu, z którymi na co dzień współpracuje, a z pozostałymi spotykać się chociażby przy okazji imprez integracyjnych lub innych firmowych wydarzeń.
• Angażować ich do pracy zespołowej. Niemożliwe? Nic bardziej mylnego! Trzeba jedynie tak dostosować zadanie, żeby było ciekawe i praktyczne, czyli miało przełożenie na realia pracy na danym stanowisku. Przykład? Przedstawicieli handlowych można poprosić o wsparcie przy planowaniu nowej strategii marketingowej, w końcu to oni są najbliżej klienta i oni też będą elementy tej strategii wcielać w życie; kierowców o zebranie i selekcję najpiękniejszych zdjęć z tras, które potem posłużą do stworzenia firmowego kalendarza etc. Wszystko zależy od pomysłowości i zaangażowania samego pracodawcy.
• Ułatwiać bycie na bieżąco z firmowymi ploteczkami. Nie odkryję Ameryki, jeśli powiem, że nieoficjalny obieg informacji w firmie jest przynajmniej tak samo ważny, jak ten formalny. Wiadomo też, że o romansie szefa z nową asystentką ani o nieudanym udziale Kaśki w castingu do talent show nie będziemy pisać w służbowych mailach. W takich celach powstają grupy w Messengerze, WhatsAppie i innych aplikacjach. Warto pamiętać, aby zapraszać do nich także osoby pracujące zdalnie. Dzięki temu można nie tylko dać im poczucie, że są ważne dla współpracowników, ale też po prostu poznać je bliżej. Te kanały sprawdzą się także, gdy szybko chcemy zapytać zespół o jakiś pomysł lub opinię. Nie ulegajmy poczuciu, że wysiłek w zapewnienie komunikacji pracowników, którzy nie pracują w jednym biurze, jest zbyt duży, a my sami wiemy lepiej, co myślą i czego im potrzeba.
• Zapraszać ich na imprezy integracyjne. Trzeba przy tym pamiętać, aby uwzględnić przy planowaniu terminu imprezy harmonogram pracy pracowników terenowych (zwłaszcza jeśli jest ich niewielu). Organizacja eventu w firmie transportowej, kiedy wszyscy kierowcy są w trasie, albo w spółce dystrybucyjnej, gdy czterech na pięciu handlowców przebywa na targach branżowych, po pierwsze mija się z celem, po drugie może być bardzo źle odebrana przez nieobecnych z przymusu.
• Przypominać pracownikom stacjonarnym, że nie są sami. Można to robić na wiele sposobów, np.:

– poprzez wewnętrzne newslettery, prezentujące sylwetki poszczególnych pracowników (z uwzględnieniem wybranych elementów ich życia prywatnego – np. hobby, członków rodziny, ciekawych doświadczeń). Firma TIMOCOM prowadzi w tym celu specjalną zakładkę na swojej stronie (zajrzyj tutaj!)  

– wysyłając e-maile (lub np. wiadomości przez MS Teams) z ważnymi informacjami dotyczącymi członków teamu, także tych pracujących zdalnie (np. o tym, że Robert właśnie został tatą, Marcin był wczoraj w trasie świadkiem wypadku i uratował życie poszkodowanemu, Iza podpisała lukratywną umowę ze strategicznym klientem etc.).

Co zrobić, aby pracownik niestacjonarny był skuteczny?

Odpowiedź jest prosta: traktować go równorzędnie z osobami zatrudnionymi stacjonarnie. To nie zawsze jest łatwe do wykonania. Czasem niektóre działania okażą się ostatecznie niemożliwe do przeprowadzenia ze względu na koszty. Są jednak elementy must have, takie jak niepomijanie w procesie komunikacji ani tym bardziej integracji. Nade wszystko jednak pamiętajmy o tym, co jest najważniejsze w human resources: zawsze na pierwszym miejscu jest człowiek, a dopiero na kolejnych liczby, wykresy i podsumowania.

Źródła:

http://icomms.pl/zasady-dobrej-komunikacji-z-pracownikami-zdalnymi/

https://www.youtube.com/watch?v=P1L5ToEPVlM

zdjęcie: stock.adobe.com – littlewolf1989