Klauzula informacyjna RODO

Administratorem Twoich danych osobowych jest TIMOCOM Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (53-332), ul. Powstańców Śl. 151. W sprawie przetwarzania Twoich danych osobowych oraz przysługujących Ci praw, możesz skontaktować się z nami listownie (na w/w adres) lub mailowo: rodo@timocom.pl.

Twoje dane osobowe są przetwarzane z poszanowaniem Twojego prawa do prywatności, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, a w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej zwanym RODO).

Przetwarzamy wyłącznie dane, które nam przekażesz dobrowolnie, bez ich przekazania jednak nie będzie możliwe uczestniczenie w prowadzonej przez nas rekrutacji. To Ty inicjujesz proces przetwarzania przez nas swoich danych osobowych, przekazując je nam, by wziąć udział w rekrutacji na stanowisko, którego dotyczy ogłoszenie. Jeśli wyrazisz na to zgodę, będziemy przetwarzać Twoje dane również w celu włączenia Cię do naszej puli kandydatów (udział w społeczności) oraz przesyłania Ci newslettera rekrutacyjnego, tak byś mógł brać udział również w rekrutacjach prowadzonych przez nas w przyszłości.

A. Cel, podstawa prawna i okres przetwarzania danych osobowych

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowiska, których dotyczy ogłoszenie, jak również w rekrutacjach przyszłych, na podstawie:

1. Kodeksu pracy:
2. art. 22¹ § 1 i 2 – w zakresie imienia (imion), nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych oraz wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeśli dane te są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
3. art. 22¹ § 4 (i innych właściwych przepisów prawa) – w zakresie innych danych osobowych niż z pkt 1 a), gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków nałożonych na nas przepisami prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
4. Twojej zgody:
5. co do danych zwykłych innych niż wymienione w pkt. 1,
6. co do danych należących do szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO tj. danych dotyczących zdrowia, danych dotyczących pochodzenia rasowego lub etnicznego danej osoby, ujawniających przekonania religijne lub światopoglądowe, poglądy polityczne, przynależność do związków zawodowych, danych biometrycznych, genetycznych oraz danych dotyczących seksualności w tym orientacji seksualnej (art. 22^1b § 1 Kodeksu pracy w zw. z art. 9 ust. 2 lit. a RODO),
7. udzielonej na poczet naszych przyszłych rekrutacji (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
8. odnośnie do potwierdzenia Twoich referencji u byłego pracodawcy;
9. naszego prawnie uzasadnionego interesu w postaci wyboru odpowiedniego kandydata na dane stanowisko – w zakresie danych osobowych innych niż wymienione w pkt. 1 i 2, przekazanych nam w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej (art. 6 ust. 1 lit. f  RODO).

W/w dane przetwarzamy przez 6 miesięcy od zakończenia rekrutacji,  a jeśli wyraziłeś zgodę na udział w kolejnych rekrutacjach poprzez zaznaczenie okienka zgody na udział w społeczności – dodatkowo przez okres 1 roku.

B. Odbiorcy danych osobowych

Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane TIMOCOM GmbH z siedzibą w Niemczach, wErkrath (DE-40699), Timocom Platz 1 oraz podmiotom, które je przetwarzają na nasze zlecenie, tj. podmiotom prowadzącym działalność: pocztową lub kurierską; płatniczą; prawniczą; ubezpieczeniową; teleinformatyczną lub dostawom monitoringu wizyjnego.

Nie przekazujemy Twoich danych osobowych innym podmiotom i osobom trzecim. Poza w/w, Twoje dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie organom uprawnionym do otrzymywania informacji w zakresie wynikającym z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa lub jeżeli zostaniemy do tego zobowiązani na mocy orzeczenia sądu.

C. Korzystanie z systemu zarządzania kandydatami Smart Recruiters.

Jeśli zgłaszasz swoją kandydaturę na ogłoszone stanowisko za pośrednictwem aplikacji online, na naszej stronie internetowej udostępniamy system zarządzania aplikacjami online firmy Smart Recruiters GmbH, Wilhelmstr. 118, 10963 Berlin, która ułatwi Ci proces rekrutacji. Obowiązkowe dane wymagane w celu przeprowadzenia rekrutacji są wyraźnie wskazane w formularzach, podanie innych danych zależy od Ciebie.

Za pośrednictwem systemu zarządzania aplikacjami, masz możliwość złożenia aplikacji na ogłoszone stanowiska, wysłania aplikacji „ogólnej”, nie dotyczącej konkretnego ogłoszenia lub zarejestrowania się w Job Alert. Otrzymasz wiadomość e-mail z potwierdzeniem wypełnienia wniosku lub rejestracji w Job Alert. Jeśli wypełniłeś już swoje zgłoszenie, możesz dokonywać zmian aż do upływu terminu na zgłoszenie się w konkretnej rekrutacji. Jeśli nie wypełnisz swojego wniosku, nie będziemy mogli wziąć Cię pod uwagę w dalszej części procesu aplikacyjnego.

W każdej chwili możesz przerwać wypełnianie dokumentów zgłoszeniowych i kontynuować lub poprawić je w późniejszym terminie. W tym celu otrzymasz od nas wiadomość e-mail z osobistym linkiem do Twojego zgłoszenia. Dlatego najpierw podaj nam swoje imię i nazwisko oraz adres e-mail, abyśmy mogli wysłać Ci ten link.

Twoje zgłoszenie zostanie przesłane bezpośrednio do osoby kontaktowej odpowiedzialnej za Twoje stanowisko w TIMOCOM Sp. z o.o. lub TIMOCOM GmbH. Podstawą prawną jest nasz uzasadniony interes w optymalnym przekazywaniu aplikacji do właściwych osób kontaktowych, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dostęp do Twoich danych mają tylko te osoby, którym są one potrzebne do prawidłowego przebiegu procedury przyjmowania i oceny wniosków.

Jeżeli rekrutacja zakończy się bez zawarcia umowy o pracę, Twoje dane zostaną usunięte nie później niż 6 miesięcy po zakończeniu rekrutacji. Powodem tego są nasze inne uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 p. 1 lit. f RODO), m.in. w celu udokumentowania prawidłowego przeprowadzenia rekrutacji, wywiązania się z obowiązku równego traktowania kandydatów do pracy i właściwego wywiązania się z obowiązku informacyjnego.

Jeżeli mimo odrzucenia aplikacji złożonej w celu ubiegania się o zatrudnienie na ogłoszonym stanowisku, nadal chcesz być brany pod uwagę na inne potencjalne stanowiska w TIMOCOM, przekaż nam stosowną zgodę na dalsze przetwarzanie danych. Dane przekazane przez Ciebie zostaną usunięte po upływie 1 roku od udzielenia zgody, chyba że odwołasz swoją zgodę we wcześniejszym terminie. To samo odnosi się do złożonych aplikacji „ogólnych”, nie odnoszących się do konkretnego ogłoszenia.

Jeśli chcesz odwołać udzieloną zgodę, musisz przesłać odwołanie na adresy kontaktowe wymienione w pierwszym akapicie.

D. Podwykonawcy usług Smart Recruiters:

1. Serwery Amazon Web Services (AWS) we Franfurcie nad Menem.

Twoje dane przetwarzane są przez Smart Recruiters na serwerach należących do niemieckiego centrum danych AWS (Amazon Web Services) zlokalizowanych w Niemczech, we Frankfurcie nad Menem (hosting). Chcemy zwrócić uwagę, że do przetwarzania danych osobowych wykorzystywany jest amerykański usługodawca AWS i że dane osobowe mogą być przekazywane do USA lub osoby i/lub podmioty z USA mogą mieć do nich dostęp, chociaż Komisja Europejska (KE) nie wydała decyzji, że USA zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych osobowych określony przez RODO. Dane osobowe mogą być w szczególności udostępniane organom bezpieczeństwa bez zapewnienia odpowiednich środków prawnych. W tym przypadku jako podstawę przekazania danych stosuje się standardowe klauzule umowne UE z dalszymi środkami wykonawczymi.

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zatem również w państwie trzecim. Smart Recruiters zawarł z dostawcą AWS umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych, która spełnia wymogi art. 28 RODO.

Odpowiedni poziom ochrony danych jest gwarantowany przez zawarcie tzw. standardowych klauzul umownych UE: Warunki świadczenia usług.

2. SendGrid, Inc., Wielka Brytania.

Smart Recruiters zaangażował SendGrid Inc., U.K. jako dalszego poddostawcę usług w zakresie przechowywania danych, administracji, tworzenia kopii zapasowych itp. Smart Recruiters zawarł z dostawcą umowę o powierzeniu przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO. To przetwarzanie danych osobowych odbywa się w państwie trzecim. Podstawą prawną przekazywania danych do Wielkiej Brytanii jest decyzja Komisji Europejskiej o zapewnieniu odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych przez Wielką Brytanię (art. 45 RODO).

E. Twoje prawa związane z ochroną danych osobowych

Przysługują Ci następujące prawa:

1. wycofania zgody na przetwarzanie danych – wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Twojej zgody przed jej wycofaniem;
2. dostępu do danych osobowych;
3. żądania ich sprostowania, usunięcia albo ograniczenia przetwarzania;
4. przeniesienia danych osobowych, tj. prawo otrzymania od administratora danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego. Dotyczy to tylko tych danych, które są przetwarzane na podstawie zgody;
5. skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza prawo o ochronie danych lub że Twoje prawa do ochrony danych zostały naruszone w jakikolwiek inny sposób.

F. Zgody rekrutacyjne

Zapoznanie się z niniejszą Klauzulą informacyjną RODO oraz zarejestrowanie się w serwisie Smart Recruiters stanowi potwierdzenie, że wyrażasz zgodę na przetwarzanie przez TIMOCOM Sp. z o.o. na warunkach określonych powyżej:

1. innych dane osobowe niż wymienione w art. 22¹ § 1 i 2 Kodeksu pracy (tj. imię (imiona), nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe oraz wykształcenie, kwalifikację zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia), o ile umieściłeś takie dane w twoim formularzu rejestracyjnym lub w dołączonych do niego dokumentach rekrutacyjnych;

2. Twoich danych wrażliwych (tj. danych dotyczących zdrowia, danych dotyczących pochodzenia rasowego lub etnicznego danej osoby, ujawniających przekonania religijne lub światopoglądowe, poglądy polityczne, przynależność do związków zawodowych, danych biometrycznych, genetycznych oraz danych dotyczących seksualności w tym orientacji seksualnej), jeśli zamieściłeś je w twoim formularzu rejestracyjnym lub w dołączonych do niego dokumentach rekrutacyjnych;

3. Twoich danych kontaktowych (adres e-mail, numer telefonu) w celu przesyłania Ci wiadomości o prowadzonych w TIMOCOM rekrutacjach, relacjach z wydarzeń organizowanych dla pracowników firmy itp. w postaci newslettera rekrutacyjnego.