Jak nowocześnie zorganizować przestrzeń biurową?
Pandemia Covid-19 przyspieszyła zmiany w organizacji pracy wielu zespołów. W ciągu ostatnich kilkunastu miesięcy znacząco wzrosła liczba pracowników wykonujących swoje obowiązki całkowicie lub częściowo zdalnie. Dla pracodawców oznacza to konieczność dostosowania dotychczasowych zasad panujących w firmie i wprowadzenia tzw. new ways of working.
Jak to zrobić? Zapraszam na krótki przegląd popularnych obecnie rozwiązań stosowanych w przestrzeni biurowej.
4xE: kierunki zmian w urządzaniu przestrzeni biurowej
Mówiąc językiem „Ulicy Sezamkowej” (pamiętacie jeszcze ten program?), sponsorem zmian w architekturze biurowych wnętrz jest literka „E” jak: Ekonomia, Ergonomia, Ekologia i Elastyczność. To cztery obszary, wokół których koncentrują się nowoczesne koncepcje office space. Należą do nich m.in. hot-desking, desk booking, hoteling, reverse-hoteling czy bardziej ogólne rozwiązanie flex space (spokojnie, definicje będą poniżej!). Każdy z tych wariantów ma zarówno plusy, jak i minusy, dlatego trzeba dobrze przemyśleć, który sprawdzi się w naszej firmie, a który będzie strzałem kulą w płot.
Hot-desking przydaje się, kiedy wielu pracowników pracuje zdalnie
Hot-desking (inaczej shared desks lub – bardziej potocznie – nomaded working) jest ideą, w myśl której pracownicy nie mają w siedzibie firmy „swoich” biurek. Po przyjściu do pracy zajmują to, które akurat jest wolne. Taki mechanizm zda egzamin tam, gdzie znaczna część zatrudnionych wykonuje swoje obowiązki zdalnie, a w biurze pojawia się tylko w razie potrzeby. Ma to oczywiste przełożenie na oszczędności pracodawcy, który nie musi płacić po pierwsze za wynajem lub utrzymanie niewykorzystywanej przestrzeni, po drugie za wyposażenie zbędnych stanowisk. Wprowadza także nową jakość do procesu integracji pracowników: siedząc za każdym razem w innym sąsiedztwie, mają okazję lepiej poznawać coraz to nowe osoby, wymieniać się z nimi doświadczeniami i wzajemnie dostarczać inspiracji. Dodatkowo jest to rozwiązanie proekologiczne, ponieważ pozwala na ograniczenie poboru energii elektrycznej. Taki model organizacji przestrzeni, a co za tym idzie także samej pracy, ma jednak zauważalne minusy. Po pierwsze nie sprzyja tworzeniu się głębszych, trwałych relacji między współpracownikami – a to one często stanowią czynnik wpływający w znacznym stopniu na przywiązanie pracownika do firmy i identyfikację z jej polityką. Brak „własnej” szuflady dodatkowo osłabia tę relację. Po drugie wprowadza ryzyko rywalizacji o „najlepsze” miejsca, a w przypadku licznego przybycia pracowników do biura w tym samym czasie – prawdopodobieństwo, że nie dla każdego wystarczy miejsca. Wówczas część załogi nie tylko będzie się czuła poszkodowana, ale straci również czas, który powinien być przeznaczony na efektywną pracę – a więc ucierpi na tym firma. Aby temu przeciwdziałać, konieczne może okazać się wcześniejsze przygotowywanie dodatkowych grafików, co samo w sobie przeczy (przynajmniej częściowo) idei elastyczności.
Desk booking: nieodpłatne wynajmowanie biurka od własnego pracodawcy
Pokrewnym rozwiązaniem jest desk booking, czyli w wolnym tłumaczeniu rezerwacja biurka. Przy tym rozwiązaniu pracownik także nie otrzymuje stałego miejsca pracy, ale może je sobie z wyprzedzeniem zarezerwować. Dzięki temu zyskuje pewność, że będzie mógł usiąść w wybranym miejscu i sąsiedztwie, a także, że wybrane miejsce będzie dostępne we wskazanym przez niego czasie.
Hoteling służy pracownikom tymczasowym lub kursującym pomiędzy oddziałami firmy
Hotelingiem nazywa się najczęściej tymczasowe przypisanie konkretnego stanowiska pracownikowi okresowemu, który w domyśle zwolni je np. po sezonie. Taka opcja może być korzystna również w przypadku, kiedy firma ma kilka rozproszonych oddziałów, a część pracowników z różnych względów dzieli czas pracy pomiędzy minimum dwie siedziby. Można się jednak spotkać także z zamiennym używaniem pojęć hoteling i hot-desking.
Reverse-hoteling, czyli zero waste w przestrzeni
Jeżeli brak własnego biurka Was nie przekonuje, to być może zrobi to reverse-hoteling. Polega on na tym, że osoby zatrudnione na stałe mają przypisane miejsce pracy (tak jak ma to miejsce w standardowych biurach), ale w czasie swojej nieobecności (np. urlopu, delegacji lub po prostu po godzinach) udostępniają je innym (praktykantom, pracownikom tymczasowym etc.). Takie rozwiązanie znajduje szczególne zastosowanie tam, gdzie funkcjonuje system zmianowy.
Dodatkowym plusem wszystkich powyższych trendów jest to, że uczą pracowników dbania o porządek, a co za tym idzie ergonomicznego organizowania przestrzeni wokół siebie. Konieczność dzielenia biurka z inną, czasem nieznaną bliżej osobą skutecznie motywuje do opróżniania szuflad z papierków po Raffello, rozsypanych zszywek i innych „przydasiów”; oprócz tego ogranicza przynoszenie do biura rzeczy, które nie są niezbędne.
Flex space: elastyczna przestrzeń dopasowująca się do potrzeb zespołu
Rozwiązaniem, w którym trudno znaleźć minusy, jest flex space. Dotyczy ono wszystkich elementów przestrzeni, które można rearanżować w zależności od bieżących potrzeb. Co to oznacza w praktyce? Mobilne biurka, ruchome ściany i meble działające jak klocki, które można łączyć w niemal dowolnych konfiguracjach. Idealnie sprawdza się tutaj koncepcja smart furniture, o której opowiadałam tutaj. Korzyści płynących z flex space jest mnóstwo:
- możliwość funkcjonalnego urządzenia i wykorzystania nawet niewielkiej przestrzeni;
- proste dostosowywanie układu pomieszczenia do bieżących potrzeb: to samo biuro (lub jego część) może służyć jako sala konferencyjna, chillout room, miejsce pracy indywidualnej, spotkań z klientami, zebrań zespołu lub tzw. one-on-ones, czyli rozmów „w cztery oczy”;
- zapobieganie rutynie poprzez łatwe wprowadzanie zmian w otoczeniu;
- budowanie u pracowników poczucia sprawczości i odpowiedzialności za kształt ich miejsca pracy.
Nie każda z nowoczesnych koncepcji sprawdzi się wszędzie. Aranżując przestrzeń biurową, trzeba najpierw zadać sobie pytanie, komu i jakim celom ma ona służyć. Pewnym jest jednak, że rewolucja w projektowaniu stanowisk pracy już trwa w najlepsze i będzie postępować.
Źródła:
http://blog.condecosoftware.com/hot-desking-hoteling-flex-space-whats-the-difference
https://bulldogjob.pl/news/284-hot-desking-w-it-zalety-i-wady
Magdalena Kałużna-Litwin