Rozwiązania IT dla HR: sprawdź, dlaczego potrzebujesz ich w swojej firmie!

Zobacz, jak zdefiniować potrzeby i… nie ucinaj niepotrzebnie kupra kaczce!

Szukając materiałów do niniejszego tekstu, przejrzałam dziesiątki stron, zanim znalazłam to, czego potrzebowałam. Nie był to jednak czas stracony. Z napotkanych po drodze treści wynika bowiem jasno, że sektor HR jakoś przespał powszechną cyfryzację. W czasie, kiedy na drogach pojawiają się pojazdy bezzałogowe, systemy komputerowe coraz bardziej wyręczają logistyków, a naukowcy pracują nad robotami mającymi zastąpić nawet neurochirurgów, w kadrach i księgowości wiele firm nadal korzysta z dziesiątek tabelek w Excelu i produkuje tony drukowanej dokumentacji. Przedsiębiorstwa z branży IT nie są tutaj niestety żadnym chlubnym wyjątkiem – być może w myśl porzekadła, że szewc chodzi bez butów. Obowiązujące przepisy są małym środkiem usprawiedliwiającym.  Nie zmienia to faktu, że cyfrowej rewolucji się nie zatrzyma – i, choć brzmi to banalnie – trzeba się do niej po prostu dostosować. Warto zacząć od zastanowienia się, czego oczekujemy od systemu, w który chcielibyśmy zainwestować. A możliwości jest naprawdę sporo.

Co może dla nas zrobić odpowiednio dobrane narzędzie IT?

• Usprawnić komunikację pomiędzy pracownikami wszystkich szczebli a działem HR. Wiele dostępnych systemów występuje również w formie mobilnych aplikacji, dzięki czemu pracownicy mogą się do nich logować w dowolnym czasie i miejscu, a w efekcie na bieżąco np. planować urlopy, kontrolować swój czas pracy lub zarządzać grafikiem. Jest to szczególnie korzystne dla kierowców czy np. pracowników produkcji w fabrykach, którzy w godzinach (ani na stanowiskach) pracy nie mają stałego dostępu do komputera.
• Jak wynika z powyższego – ułatwić szeroko rozumianą kontrolę czasu pracy zarówno przez samego zatrudnionego, jak i jego przełożonych. Mniej skomplikowane staną się dzięki temu układanie grafików, planowanie urlopów i odbiór nadgodzin.
• Umożliwić szybsze zarządzanie delegacjami, w tym: rozliczanie zaliczek, diet, kosztów podróży, noclegów i innych wydatków.
• Uprościć administrowanie wynagrodzeniami (w tym budżetowanie oraz analizę rynku pod kątem zarobków na danym stanowisku) dzięki transparentności systemu i wielu przydatnym filtrom. Nowoczesne systemy pozwalają także na automatyczne naliczanie uposażeń, nawet wieloskładnikowych.
• Zwiększyć efektywność rekrutacji dzięki stworzeniu bazy danych kandydatów. Istnieją już narzędzia ułatwiające sourcing albo np. porównujące ze sobą aplikujących na podstawie wypełnianego przez nich formularza, do którego link możemy zamieścić w ogłoszeniu z ofertą pracy. Część systemów ułatwia też komunikację elektroniczną z kandydatami (np. poprzez specjalne listy mailingowe), a w przypadku zatrudnienia danej osoby – automatycznie przenosi jej dane do bazy pracowników.
• Zminimalizować ręczne tworzenie dokumentów, zwłaszcza drukowanych – co jest rozwiązaniem nie tylko proekologicznym, ale też ergonomicznym (archiwum cyfrowe niweluje konieczność przechowywania papierowych teczek) i bardziej przystępnym, ponieważ wszyscy upoważnieni mogą uzyskać natychmiastowy dostęp do potrzebnych danych, bez konieczności przekopywania się przez sterty kartek.
• Upłynnić aktualizację danych pracownika poprzez udzielenie mu do dostępu do ich edycji. Dzięki temu każdorazowa zmiana np. adresu zamieszkania czy numeru konta do przelewu wynagrodzenia nie będzie wymagała wypełniania nowych formularzy i przetasowania zawartości teczki pracowniczej. Zainteresowany sam będzie mógł aktualizować informacje dzięki odpowiedniej funkcji choćby w aplikacji mobilnej.

Jak wybrać właściwe rozwiązanie?

            Systemów przeznaczonych do wsparcia działów HR wciąż przybywa na rynku, a ich oferty stają się coraz bardziej zróżnicowane. Warto pamiętać, że nie wszystko jest dla każdego, a źle dobrane narzędzie będzie tylko niepotrzebnym wydatkiem. Zanim wybierzemy właściwe, warto przemyśleć kilka kwestii:

• Czego (i do czego) tak naprawdę potrzebujemy?

Przykładowo, jeżeli nasz personel pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-16.00, możemy śmiało zrezygnować z rozbudowanego narzędzia do tworzenia grafików. Pod tym względem wystarczy takie, które pozwoli sprawnie zaplanować urlopy. Dlatego ważne jest konkretne zdefiniowanie potrzeb, które nowe rozwiązanie ma zaspokoić.

• Kto będzie korzystał z systemu?

Innymi słowy trzeba sobie odpowiedzieć na pytanie, jakich mamy pracowników, w jakim trybie pracują i jak szybko przyswajają nowinki techniczne. Dzięki temu będziemy mogli efektywnie zaplanować zarówno etapy przyszłego szkolenia, jak i wdrażania nowych rozwiązań. Ich dostawcy zwykle chwalą się intuicyjnością obsługi, jednak to pojęcie nie dla każdego musi oznaczać to samo.

• Jaki mamy budżet i… infrastrukturę?

Wybór narzędzia zależy nie tylko (co oczywiste) od kwoty, którą jesteśmy gotowi zainwestować, ale także od zaplecza technicznego. Nie ma sensu kupowanie rozbudowanego oprogramowania, z którym nie poradzą sobie nasze dwunastoletnie komputery z przestarzałymi systemami operacyjnymi, o procesorach i pojemności RAM nie mówiąc.

Nie obcinaj niepotrzebnie kupra kaczce, czyli słowo zamiast podsumowania

Przypomniała mi się dzisiaj (może dlatego, że siedzę sama w biurze, a w brzuchu czuję jeszcze smak niedawnego obiadu) popularna niegdyś anegdota o kaczce. Brzmiała ona mniej więcej tak:

Pewna kobieta przyrządzała pyszną pieczoną kaczkę. Przepis na nią objęty był rodzinną tajemnicą, toteż kobieta postanowiła zdradzić go jedynie dorastającej córce. Ucząc się przygotowywać danie, córka ze zdziwieniem zauważyła, że matka ucina spory kawał dobrego mięsa i wyrzuca go do śmieci. Zapytała o powód.

– To tradycja, tak robiła twoja babcia – wzruszyła ramionami matka – ją zapytaj o przyczynę.

Córka udała się więc do swojej babki, która z kolei odesłała ją jeszcze o jedno pokolenie wstecz.

– Prababciu, dlaczego przed pieczeniem kaczki zawsze ucinałaś kawałek mięsa? – dociekała dziewczyna.

Przygłucha i właściwie stojąca już nad grobem prababka, kiedy w końcu zrozumiała pytanie, odparła, machając ręką:

– Ech, bo miałam za małą brytfankę…

Co ma wspólnego kaczka z aplikacją do planowania urlopów? Mianowicie to, że często stosujemy raz sprawdzone rozwiązania z przyzwyczajenia, nie zastanawiając się ani nad ich genezą, ani przystawalnością do zmieniających się realiów. Nie warto marnować porcji pysznej kaczki tylko dlatego, że tak robił założyciel firmy 20 lat temu… zwłaszcza jeżeli dysponujemy większą brytfanną.

Źródła:

https://biznes.newseria.pl/biuro-prasowe/praca/4-kluczowe-trendy-hr,b1807349061

https://hrpolska.pl/prawo-pracy/narzedzia/jak-dobrze-wybra-system-it-wspieraj-cy-hr.html

https://www.snp-poland.com/pl/oferta/sap-hr/#

https://elementapp.ai/eng/

zdjęcie: stock.adobe.com – VideoFlow