Z ilu etapów powinna się składać skuteczna rekrutacja?

Wyobraź sobie, że Twój zwyczajny dzień pracy, gdzieś pomiędzy kończeniem rutynowego raportu a spotkaniem z klientem, przerywa niespodziewany telefon. Miły głos po drugiej stronie z przyjemnością informuje, że zakwalifikowałeś się do kolejnego etapu rekrutacji w firmie X i zaprasza Cię na spotkanie w przyszły czwartek. Kłopot w tym, że nie za bardzo możesz sobie przypomnieć, żebyś tam kiedykolwiek aplikował. Dopiero po zakończeniu rozmowy wpisujesz nazwę firmy w Google albo sprawdzasz historię swoich maili i… bingo! Faktycznie, składałeś tam CV, nawet otrzymałeś informację, że przeszło wstępną weryfikację, ale to było 8 miesięcy temu… Od tamtej pory zdążyłeś wziąć udział w co najmniej kilku rozmowach, a w końcu zmienić pracę na tę, którą z powodzeniem wykonujesz obecnie. Niedoszłego pracodawcę, wspomnianą firmę X, dawno już wyrzuciłeś z pamięci, nie licząc na jakikolwiek odzew.

Jeżeli myślisz, że powyższa historyjka jest całkowicie wyssana z palca, to muszę Cię rozczarować. Wciąż zdarzają się pracodawcy, u których wieloetapowy proces rekrutacji ciągnie się miesiącami. U rekordzistów przekracza nawet rok. Takiej sytuacji nie da się obronić żadnymi argumentami, tym bardziej, że jedynym jej mierzalnym skutkiem jest odpływ kandydatów, którzy w międzyczasie znajdą inne zatrudnienie lub po prostu zrezygnują z nierzetelnego pracodawcy. Ci, którzy dotrwają do końca, wbrew pozorom wcale nie muszą być tymi, którym najbardziej zależy na pracy w tej konkretnej firmie. Mogą to być ci, którym zwyczajnie nie powiodło się w tym czasie gdzie indziej.

Jak zatem zaplanować proces rekrutacyjny, żeby pozwolił na odpowiednią weryfikację kandydatów, ale ich nie zniechęcił?

Design thinking przede wszystkim

Pierwszym krokiem, co oczywiste, powinno być jasne zdefiniowanie potrzeb firmy. Jeśli nie wiemy, kogo i w jakim celu chcemy zatrudnić, to sami siebie pozbawiamy szansy na skuteczną rekrutację. Każdy medal ma jednak dwie strony, więc należy się zastanowić, czego taki idealny kandydat oczekuje od nas – i to już na etapie poszukiwania pracy. Dlatego w planowaniu procesu rekrutacyjnego pomaga strategia design thinking (LINK!!!!), którą opisałam w poprzednim tekście. Nawiązując do jej założeń, przyjrzyjmy się dobrze rozplanowanym etapom procesu zatrudniania pracownika… z jego perspektywy.

Pomoże nam w tym Marek, trzydziestoletni logistyk, który szuka pracy w Polsce po powrocie z kilkuletniego pobytu w Anglii, gdzie także pracował w zawodzie. Jest dobrym specjalistą, świadomym swojej wartości na rynku pracy. Mimo tego czas ma dla niego duże znaczenie, ponieważ oszczędności zgromadzone na Wyspach powoli topnieją. Marek ma żonę, dwoje dzieci w wieku przedszkolnym i schorowaną mamę, której stara się pomagać finansowo. Odpowiedzialność za rodzinę sprawia, że zależy mu na znalezieniu stabilnej, dobrze płatnej pracy w niezbyt długim czasie.

Co możemy zrobić dla Marka? Przede wszystkim jasno poinformować go o poszczególnych etapach rekrutacji. Jeżeli nie chcemy umieszczać takich treści w samej ofercie pracy, można to zrobić w odpowiedzi zwrotnej na przesłane CV. Przykład:

„Cześć,

tu Marta Kowalska z XYZ. Dziękuję za Twoje zgłoszenie. Cieszę się, że chcesz z nami pracować! W ciągu 10 dni zapoznam się dokładnie z Twoimi dokumentami aplikacyjnymi i dam Ci znać, czy zakwalifikowałeś się do dalszych etapów rekrutacji. Jeżeli tak się stanie, zaprosimy Cię do naszej firmy na testy osobowości i kompetencji. Jeśli wszystko pójdzie pomyślnie, czeka Cię także spotkanie z naszym Managerem HR oraz Twoim przyszłym bezpośrednim przełożonym. Cały proces powinien zakończyć się do końca sierpnia 2020 roku. Będziemy w kontakcie!

Z pozdrowieniami

Marta Kowalska, specjalista ds. rekrutacji w XYZ”

Tu dochodzimy do sedna problemu: z ilu etapów powinna składać się rekrutacja, żeby pozwolić na wyłonienie najlepszego kandydata, a jednocześnie nie zniechęcić aplikujących?

Odpowiedź na to pytanie zależy od tego, po której stronie przysłowiowego biurka się znajdujemy. Rekruter wykonuje wiele pracy, której kandydat nie widzi (np. aktywne poszukiwanie kandydatów, weryfikacja CV, przygotowania do rozmów, indywidualizacja ofert zatrudnienia etc.), dlatego z jego perspektywy proces ten jest o wiele bardziej złożony. Tym razem chciałabym przyjrzeć się bliżej sposobowi, w jaki rekrutacja jest postrzegana przez jej uczestników. Wrócę zatem do Marka.

            Wśród ogłoszeń, które zwróciły jego uwagę, znalazła się oferta pracy na stanowisku specjalisty ds. logistyki w dużej firmie z branży elektronicznej. Ogłoszenie było czytelne, konkretne, a przede wszystkim napisane w komunikatywnym, nie typowo urzędowym stylu. Dzięki temu Marek poczuł się jak potencjalny partner przyszłego pracodawcy, a nie petent. Oferta zawierała także konkretny opis stanowiska i jasno określony zakres obowiązków, dzięki czemu od razu potrafił ocenić, czy jest to praca dla niego. Warto pamiętać, że pierwszym etapem rekrutacji jest już samo stworzenie i zamieszczenie ogłoszenia. Przemyślane i dobrze napisane niejako wykona za rekrutera część pracy: mówiąc potocznie, wstępna selekcja kandydatów dokona się sama. Im więcej rzeczowych informacji zawrzemy w ofercie, tym mniej osób zupełnie nieodpowiednich na dane stanowisko wyśle do nas CV.

Wróćmy jednak do Marka. Od razu po wypełnieniu formularza aplikacyjnego uzyskał odpowiedź zwrotną z podziękowaniem za poświęcony czas i deklaracją, że w ciągu tygodnia dowie się, co dalej z jego kandydaturą. Tak też się stało. Zakwalifikował się do kolejnego etapu, czyli tzw. phone screeningu.

Rozmowa telefoniczna

Po zapoznaniu się z dokumentami aplikacyjnymi rekruterka zadzwoniła do Marka, żeby przybliżyć mu specyfikę przyszłej pracy, a także zweryfikować informacje zawarte w CV. Taka forma interview pozwala obu stronom zaoszczędzić czas, co jest szczególnie ważne, jeśli kandydat na co dzień mieszka lub pracuje daleko od siedziby firmy, która chce go zrekrutować – pozwala bowiem uniknąć m.in. kosztów dojazdu lub problemów organizacyjnych związanych z urlopem w obecnej pracy. Częstym błędem, popełnianym przez rekruterów podczas tego etapu, jest nieliczenie się z czasem kandydata w nieco innym sensie. Niektórzy bowiem zapominają, że na taką rozmowę należy się wcześniej z potencjalnym pracownikiem umówić. Trudno, żeby rzeczowo i wyczerpująco odpowiadał na pytania, jeśli „złapiemy go” podczas emocjonującego finału rozgrywek w „Fifę” albo przewijania płaczącego niemowlęcia. Kandydat musi mieć czas, żeby się do takiej rozmowy przygotować oraz warunki, aby odpowiednio się w nią zaangażować. Dlatego nie tylko warto, ale i należy zaproponować mu wcześniej konkretny termin, a następnie wziąć pod uwagę jego sugestie.

Zadanie rekrutacyjne

Chodzi w nim o zweryfikowanie faktycznych kompetencji kandydata, ściśle związanych z pracą na konkretnym stanowisku. Może to być np. zaplanowanie kampanii promocyjnej produktu w przypadku specjalisty ds. marketingu, napisanie tekstu branżowego przez przyszłego copywritera albo rozwiązanie case study przy stanowiskach związanych choćby z codzienną pracą z klientem. Przed podobnym wyzwaniem stanął Marek, któremu polecono wybrać najlepszego dostawcę komponentów na podstawie powierzonej dokumentacji. Dzięki temu mógł się chociaż częściowo przekonać, jak będzie wyglądała jego przyszła praca. Ciekawostką jest to, że część osób, mimo pozytywnego przejścia poprzednich etapów, nie podchodzi do realizacji takiego zadania. Oprócz umiejętności sprawdza ono więc także motywację zainteresowanych. W zależności od strategii przyjętej przez firmę, taka forma selekcji kandydatów może występować zarówno na początku, jak i pod koniec procesu rekrutacji.

Osobiste spotkanie

Jest to przeważnie ostatni etap rekrutacji, do którego kwalifikuje się tylko niewielkie grono najlepszych kandydatów. W spotkaniu oprócz rekrutera bierze też zwykle udział bezpośredni przełożony przyszłego pracownika. Poza naprawdę szczególnymi przypadkami dwie osoby w „komisji” zupełnie wystarczą. Większa liczba może sprawić, że kandydat nie poczuje się potraktowany po partnersku, a sama rozmowa prędzej skojarzy mu się z rozprawą sądową niż ze spotkaniem profesjonalistów. Jeśli jednak są powody, dla których jest Was więcej, po prostu je wytłumacz.

Taka forma interview pozwala poznać te cechy kandydata, które ujawniają się tylko podczas osobistego spotkania – czyli, mówiąc wprost, określić, czy nie tylko jego wiedza, kompetencje i doświadczenie, ale także sposób bycia pasują do potrzeb i kultury naszej firmy. Pozwala także uzupełnić informacje z ogłoszenia. Osobiście jestem wielką fanką dobrych, partnerskich rozmów. Sporo tłumaczę, pokazując punkt odniesienia, aby kandydat miał pełen przegląd tych zadań, które są już dobrze ugruntowane oraz tych, które mogą być wyzwaniem.

Rób tak, żeby było dobrze

Rekrutacja, zwłaszcza przeprowadzana profesjonalnie, jest procesem złożonym i zmiennym. Próżno tutaj starać się o jakieś uniwersalne recepty co do jej organizacji. Na pewno jednak trzeba pamiętać o dwóch aspektach, które mogą zadecydować, czy do końca rzeczywiście dotrwają najlepsi, czy najbardziej zdesperowani. Pierwszym z nich jest CZAS. Firma poważnie traktująca swoich pracowników, także tych potencjalnych, nie będzie kazała nikomu czekać w nieskończoność na odzew ani tym bardziej na kolejne etapy rekrutacji. Drugi aspekt to PRZEJRZYSTOŚĆ, związana nie tylko z jawnością przebiegu samego procesu, ale też z jego celowością. Na tematycznych forach internetowych osoby poszukujące pracy bardzo często żalą się, że wielostopniowa rekrutacja w takiej czy innej firmie jedynie zabrała im czas, ponieważ kolejne etapy wyglądały niemal identycznie – kandydaci musieli odpowiadać na te same pytania, tyle że przed innymi osobami (np. najpierw przed zewnętrznym rekruterem, potem specjalistą ds. HR u docelowego pracodawcy, a w końcu potencjalnym przełożonym). Tak skonstruowany proces rekrutacji po pierwsze budzi frustrację, po drugie skłania do zastanowienia, czy aby komunikacja wewnątrz firmy na pewno działa tak, jak powinna. Efektem może być rezygnacja wartościowego kandydata, który po prostu podejmie pracę tam, gdzie poczuje się potraktowany poważniej.

Źródła:

http://www.psychologia.biz.pl/5-elementow-dobrej-rekrutacji/

https://hrnews.pl/etapy-rekrutacji-czemu-sluza/

https://www.praca.pl/poradniki/warto-wiedziec/etapy-procesu-rekrutacji-krok-po-kroku_pr-3544.html