Design thinking w procesie rekrutacji

Kilka tygodni temu zepsuła mi się pralka. Konkretnie – przestała wirować, zamiast tego wydając dźwięki przywodzące na myśl radziecki czołg IS-2, próbujący strzelać z zapchaną lufą. Pierwszy szok przeżyłam, kiedy okazało się, że na fachowca muszę czekać miesiąc. Drugi – podczas płacenia, gdyż za niespełna 10 minut roboty majster zażyczył sobie trzycyfrową kwotę. Trzeci – gdy poznałam przyczynę awarii. Winowajczynią okazała się bowiem niepozorna sprężynka, umieszczona na końcu węża odpływowego. Podobno w założeniu miała zapobiegać zapychaniu odpływu, a w rzeczywistości tylko się do niego przyczyniała. Serwisant skwitował to krótko: „Wie pani, dlaczego tak się stało? Bo projektował to jakiś (tu cenzura) krawaciarz zza biurka, który w życiu sobie nawet (znowu cenzura) skarpet nie wyprał w automacie, a co dopiero mówić o znajomości funkcjonowania pralki. No to jak to ma działać?

W tych prostych (dosłownie i w przenośni 😉) słowach zawarł pewną ważną prawdę: u osób odpowiedzialnych za projektowanie – nie tylko przedmiotów, ale też procesów czy strategii, wiedza branżowa i świetne przygotowanie merytoryczne nie zawsze idą w parze z empatią, rozumianą tutaj jako umiejętność zdefiniowania oczekiwań późniejszego odbiorcy ich produktu. Takiemu podejściu sprzeciwia się właśnie design thinking, czyli sposób opracowywania nowych projektów, skupiający się na faktycznych oczekiwaniach docelowego użytkownika.

Czym jest design thinking?

Według najprostszej definicji design thinking to metoda tworzenia koncepcji projektowych, mająca na celu jak najściślejsze dopasowanie cech produktu do potrzeb pojedynczej osoby, która będzie z niego korzystała. Proces ten składa się z 5 etapów, określanych jako: empatia, definiowanie problemu, szukanie rozwiązań, tworzenie prototypów i testowanie.

Jak wykorzystać design thinking w procesie rekrutacji?

Przede wszystkim trzeba przemyśleć, jakiego pracownika szukamy. Chodzi tu nie tylko o nazwę stanowiska i niezbędne na nim kompetencje, ale też o to, co nowa osoba ma wnieść do zespołu i jakimi cechami powinna się odznaczać, żeby łatwo dopasować się do kultury organizacyjnej firmy. Odpowiedzi na te pytania powinny posłużyć do stworzenia persony (fikcyjnej reprezentacji przyszłego pracownika), która może być nieocenioną pomocą w design thinking. Potem można już przystąpić do właściwego procesu, pamiętając o jego kolejnych etapach.

Empatia

Wiemy już, czego oczekujemy od przyszłego pracownika. Teraz pora się zastanowić, czego przyszły pracownik oczekuje od nas. Tylko w taki sposób możemy zwerbować najlepszych specjalistów. Jeżeli sami nie potrafimy zdefiniować jego potrzeb, z pomocą mogą przyjść rozmaite narzędzia, np. ankiety przeprowadzane wewnątrz i na zewnątrz firmy, dyskusje w mediach społecznościowych, śledzenie forów internetowych dla poszukujących pracy lub stron z opiniami o pracodawcach. Takich informacji, pochodzących z nieoficjalnego obiegu, dobry rekruter nie powinien lekceważyć. Często to właśnie z nich można się dowiedzieć, że coś, co w oczach pracodawcy jest nowoczesne i atrakcyjne, niekoniecznie jest takie dla pracownika. Przykładem mogą być osławione „owocowe czwartki”, które do tej pory pojawiają się w roli wabika w ofertach pracy, tymczasem przez kandydatów są wykpiwane jako banalne, mało atrakcyjne i zazwyczaj sugerujące, że pracodawca nie ma nic więcej do zaproponowania.

Znajomość oczekiwań potencjalnych pracowników pozwoli w pełni dopracować persony, które będą nam towarzyszyć podczas planowania procesu rekrutacji.

Definiowanie problemu

Podczas poprzedniego etapu ustaliliśmy np., że poszukiwany przez nas technik do działu IT powinien być osobą młodą duchem, zainteresowaną nowinkami technicznymi, zorganizowaną, chcącą się uczyć i rozwijać, a przy okazji posiadającą chociaż minimalne doświadczenie na podobnym stanowisku. Badanie rynku pokazało nam, że kimś takim może być mężczyzna przed trzydziestką (nazwijmy go Rafał), absolwent lokalnej politechniki, który trzy lata przepracował jako asystent w helpdesku znanej sieci odzieżowej. Prywatnie mieszka w wynajętej kawalerce, ale niedługo się żeni, dlatego planuje kupno mieszkania. Myśląc o zmianie pracy, oczekuje lepszych warunków finansowych, ale sama płaca nie będzie dla niego wystarczającym motywatorem. Ponieważ zamierza wziąć kredyt na zakup własnego M, musi mieć zachowaną zdolność kredytową. Chciałby więc otrzymać umowę na czas nieokreślony, w której znaczna większość wynagrodzenia będzie wliczona do podstawy. Praca w helpdesku była stabilna, ale monotonna; Rafał, jako człowiek młody i ambitny, chce nabywać nowe umiejętności i zwiększać swoje kompetencje. Przyszły pracodawca może zachęcić go np. spersonalizowanym pakietem szkoleń i jasno określoną ścieżką kariery.

Definiowanie problemu

to nic innego, jak zebranie posiadanych informacji i zgromadzenie pomysłów, co z nimi zrobić. Ten etap może przyjąć formę burzy mózgów, w trakcie której zespół rekrutacyjny będzie podawał sugestie dotyczące kampanii, mającej zachęcić Rafała do złożenia CV.

Projektowanie rozwiązań

Pomysły zgłoszone podczas burzy mózgów należy poddać selekcji, aby wybranym z nich nadać formę realnych koncepcji. W tej fazie powinny powstać np.: zarys poszczególnych etapów rekrutacji, konkretne punkty, które znajdą się w ofercie pracy kierowanej do osób takich jak Rafał, a także założenia stylu, w jakim zostanie przeprowadzona kampania.

Przykład: Rafała może zainteresować reklama w social mediach, pokazująca zalety stanowiska, na które chcemy go zwerbować (nowoczesne otoczenie, innowacyjny sprzęt, profesjonalny zespół, konkretne możliwości rozwoju), a także pozytywny wpływ, jaki praca w naszej firmie będzie miała na jego życie prywatne (work-life balance, jasne zasady zatrudnienia i wynagradzania).

Tworzenie prototypów

Skoro mamy już konkretne pomysły, czas przejść od słów do czynów. Nie da się sprawdzić skuteczności żadnego narzędzia bez jego stworzenia. Na początku warto pokazać testową wersję naszej kampanii np. wybranym pracownikom firmy, żeby ocenili, czy z ich perspektywy jest atrakcyjna i przekonująca. Dzięki temu możemy zweryfikować wcześniejsze ustalenia i wprowadzić korekty lub modyfikacje jeszcze zanim oferta trafi na rynek.

Testowanie

Kiedy produkt (w tym przypadku kampanię rekrutacyjną) uznamy za gotowy, należy go przetestować w rzeczywistym środowisku odbiorcy. Przekładając z polskiego na nasze, oznacza to, że dopiero po opublikowaniu spotów, ogłoszeń i innych elementów kampanii dostaniemy konkretny odzew, który będzie znaczącą informacją zwrotną. Napływ CV od odpowiednich kandydatów będzie oznaczał, że nasze działania są skuteczne. Ich brak – że należy zareagować, przeanalizować raz jeszcze cały projekt, dokonać jego ewaluacji i wprowadzić zmiany lub wykonać jego część na nowo.

Design thinking, czyli gra warta świeczki

Design thinking jest procesem bardziej złożonym i czasochłonnym, niż tworzenie czegokolwiek wyłącznie na bazie własnej wiedzy i doświadczeń. Kilka razy spotkałam się ze stwierdzeniem, że nie warto stosować tak skomplikowanych narzędzi tylko po to, żeby pozyskać jednego czy kilku pracowników. Nic bardziej mylnego. Wystarczy nadmienić, że zatrudnienie niewłaściwej osoby oznacza dla firmy ogromne straty, do których można zaliczyć choćby niewykorzystane okazje biznesowe, spadek produktywności całego zespołu (który będzie tracił energię na nadrabianie pracy za takiego delikwenta lub korygowanie jego pomyłek), w skrajnych przypadkach nawet uszczerbek na wizerunku firmy. Oprócz tego dochodzą jeszcze realne straty finansowe, na które składa się nie tylko pensja pracownika, ale także koszty samej (zmarnowanej) kampanii rekrutacyjnej, badań lekarskich, szkoleń, sprzętu służbowego czy nawet welcome packu. Według portalu hbrp.pl nieudana rekrutacja może kosztować firmę ponad 91.000 złotych! Dodatkową stratą jest czas poświęcony na cały proces zatrudnienia, onboarding czy przygotowanie narzędzi teleinformatycznych (skonfigurowanie komputera, założenie kont, haseł, nadanie odpowiednich uprawnień etc.). Choćby z tego względu warto poświęcić więcej czasu na zrozumienie, czego od nas oczekuje specjalista, którego chętnie powitalibyśmy w progach naszej firmy. Zwiększy to prawdopodobieństwo zwerbowania odpowiedniej osoby, która zamiast wspomnianych strat przyniesie firmie zyski.

Źródła:

https://inprogress.pl/blog/artykuly-i-publikacje/etapy-design-thinking-zrobic-by-osiagnac-sukces/

https://www.hbrp.pl/b/ile-nieudane-rekrutacje-kosztuja-twoja-firme/QAQpjtQ6

https://www.delegujonline.pl/ile-kosztuje-zatrudnienie-niewlasciwego-pracownika/

Magdalena Kałużna-LitwinMagdalena Kałużna-Litwin
Cześć! Miło, że tu zaglądasz. Mam na imię Magda. Z wykształcenia jestem socjologiem i certyfikowanym HR biznes partnerem. Mam za sobą 12 lat doświadczenia w tzw. zasobach ludzkich, ale nie lubię tego określenia. Praca z zespołem i dla zespołu - to moje DNA. W TIMOCOM, gdzie pracuję jako Human Resources Manager, mówią na mnie HR Lady.