Kompetencje i obowiązki specjalisty ds. HR
Sytuacja z życia wzięta: jeden z managerów oprowadza po firmie nowego pracownika.
– Tutaj jest pokój naszej kadrowej – objaśnia, wskazując na wejście do jednego z biur.
– Nie nazywaj mnie kadrową! – dochodzi zza uchylonych drzwi – Ja tu jestem od HR-u!
Na czym polega różnica, skoro teoretycznie chodzi o to samo? Czy jest to tylko przewrażliwienie HR-owca na punkcie modnie brzmiącego nazewnictwa? Niekoniecznie.
Chociaż pojęcie human resources nie jest nowe, na rynku wciąż funkcjonuje równolegle do hasła „kadry” i bywa traktowane jako jego zamiennik. W rzeczywistości stanowisko kadrowej obejmuje tylko część kompetencji HR-u. Mnogość definicji, zakresów działania i pomysłów na to, co robi HR, powoduje, że funkcja HR nie doczekała się programu certyfikacji kompetencji. Byłam uczestnikiem grupy roboczej, która próbowała zmienić ten stan rzeczy. Think Tank HR Influencers, który zorganizował tę grupę, próbował zbudować matrycę kompetencji i opracować standardy zawodu. Niestety, tak jak wiele jest definicji pojęcia HR, tak wiele na rynku jest podmiotów, które czerpią z poszczególnych obszarów tej funkcji. To dodatkowo komplikuje sytuację. Na tę chwilę nie doczekaliśmy się standardu, ale – żeby ułatwić zrozumienie tematu – możemy zastosować funkcjonujące w branży rozróżnienie na tzw. HR „twardy i miękki”. Coraz popularniejsza funkcja HR Business Partnera zaciera ten podział, ale o tym innym razem.
O co chodzi z tym podziałem?
Tak zwany twardy HR wiąże się z obowiązkami przypisywanymi tzw. kadrom: zakładaniem i prowadzeniem akt pracowniczych, naliczaniem wynagrodzeń, rozliczaniem czasu pracy, zwolnień i urlopów. Miejscami bliżej mu do księgowości niż do miękkiego HR-u, który wymaga od specjalisty wysokich kompetencji interpersonalnych, a nierzadko także wiedzy z zakresu psychologii czy socjologii, o znajomości rynku pracy oraz konkretnych branż nie mówiąc.
Co zatem należy do obowiązków specjalisty ds. HR?
Zadania twarde:
- przygotowywanie umów i aneksów;
- zakładanie i prowadzenie dokumentacji pracowników;
- zarządzanie czasem pracy;
- rozliczanie urlopów;
- wyliczanie wynagrodzeń i premii (dlatego często „kadry i płace” stanowią jeden dział).
Zadania miękkie:
- rekrutacja nowych pracowników (często od A do Z – od projektowania kampanii rekrutacyjnej, poprzez redagowanie ogłoszeń, selekcję CV, umawianie i przeprowadzanie rozmów o pracę aż po planowanie onboardingu nowo zatrudnionych osób);
- uczestnictwo w urządzaniu stanowisk pracy, czasem także w projektowaniu lub wyposażaniu siedziby firmy;
- budowanie i monitorowanie employee experience;
- budowanie systemów motywacyjnych (wybór benefitów, organizowanie paczek okolicznościowych etc.);
- dbanie o integrację zespołu (planowanie i organizacja imprez i innych wydarzeń firmowych);
- przygotowywanie szkoleń (często również przeprowadzanie);
- nadzorowanie systemu ocen pracowniczych;
- zarządzanie talentami, współplanowanie ścieżek kariery pracowników;
- pomoc w rozwiązywaniu konfliktów w zespole;
- współbudowanie i wdrażanie strategii employer brandingowej.
Kto może zostać specjalistą ds. HR?
Wbrew pozorom kierunek wykształcenia nie musi tu odgrywać kluczowej roli, chociaż na pewno bardziej pożądani są absolwenci kierunków takich jak zarządzanie zasobami ludzkimi (na szczęście ta niefortunna nazwa występuje coraz rzadziej), psychologia albo socjologia, a także (w przypadku twardego HR-u) administracji bądź kierunków ekonomicznych.
Ważniejsze są jednak predyspozycje osobowościowe; mówiąc potocznie, HR-owiec musi po prostu znać się na ludziach, lubić ich i umieć z nimi pracować. Z tego względu powinien odznaczać się:
- inteligencją emocjonalną i społeczną;
dzięki tym cechom może zrozumieć współpracowników i wspierać ich w pracy zespołowej.
- umiejętnościami negocjacji i rozwiązywania konfliktów;
łagodzenie sporów i wyjaśnianie nieporozumień jest jednym z nieodłącznych aspektów pracy w HR i zdarza się częściej, niż można by przypuszczać, patrząc z zewnątrz.
- odpornością na stres;
specjalista ds. HR jest często „chłopcem do bicia”, ponieważ to zwykle on przekazuje pracownikom niekorzystne dla nich zmiany wprowadzane przez pracodawcę i przyjmuje na siebie ich niezadowolenie.
- tolerancją wobec różnic;
nie może rekrutować w oparciu o własne uprzedzenia.
- asertywnością;
musi umieć odmawiać, kiedy współpracownicy proszą go o nagięcie przepisów np. w kwestii rozliczania czasu pracy, a takie sytuacje się zdarzają.
- obiektywizmem;
zwłaszcza w przypadku rekrutacji, kiedy jego zadaniem jest wyłonienie najbardziej odpowiedniego kandydata, a nie najsympatyczniejszego. Jest to pułapka, w którą często łapią się managerowie, natomiast dobry rekruter nie może sobie na to pozwolić.
- otwartością na nowinki techniczne;
trudno sobie wyobrazić nowoczesny HR bez narzędzi cyfrowych, a te z kolei ciągle ewoluują. Specjalista musi nie tylko nadążać za rozwojem technologii, ale też czasem go wyprzedzać, definiując potrzeby firmy w zakresie dopiero tworzonych rozwiązań IT.
Trudno być kadrowcem, HR-owcem jeszcze trudniej
Praca w HR jest jednym z tych zajęć, których bardzo trudno się tak po prostu nauczyć, nie mając do tego predyspozycji. Owszem, można przyswoić zasady rozliczania urlopów albo wypracować system selekcji nadsyłanych CV, jednak o wiele trudniej nadrobić ewentualny brak kompetencji miękkich. Praca w tym obszarze może być źródłem ogromnej satysfakcji, zwłaszcza kiedy patrzy się na świetnie funkcjonujący zespół, w którego rekrutacji i integracji brało się udział. Może jednak dostarczać także wiele stresu, spowodowanego tym, że specjalista ds. HR przez niemal cały czas pracuje na linii ognia, pośrednicząc pomiędzy pracodawcą a pracownikiem w nie zawsze przyjemnych kwestiach ani łatwych do rozwiązania sporach. To jest aspekt, o którym bardzo często się zapomina. Balans pomiędzy reprezentowaniem pracodawcy a reprezentowaniem pracowników nie jest łatwy. Bardzo często ten aspekt bywa nieuświadomiony i deprecjonowany. Ilość rozmów, jakie przeprowadza HR, jest inwestycją kapitału z długim zwrotem. HR nie jest też miotłą do zamiatania spraw wszelakich, a bywa, że jest do tej roli przymuszane. Niezależnie czy jest specjalistą od „twardego” czy „miękkiego” obszaru. Ta perspektywa umyka, gdy oglądamy case studies kampanii employer brandingowych. Dlaczego o tym piszę? Wciąż można spotkać się z opinią, że w HR pracują osoby, które nie mogły znaleźć pracy gdzie indziej. No cóż, zapewniam, że bez wyżej wymienionych kompetencji nikt nie będzie się dobrze czuł w tej roli.
Źródła:
https://tomhrm.com/wiedza-hr/pracownik-dzialu-hr-przyszlosci-5-waznych-kompetencji/
https://poradnikpracownika.pl/-dzial-hr-czym-sie-zajmuje-i-jakie-ma-zadania
https://poradnikpracownika.pl/-jak-zostac-hr-owcem-i-ile-zarabia-osoba-na-tym-stanowisku
https://kadry.infor.pl/kadry/hrm/zarzadzanie/674658,Kompetencje-pracownikow-HR-RAPORT-cz2.html
Magdalena Kałużna-Litwin