Witamy na pokładzie!

Jak przeprowadzić efektywny i efektowny onboarding pracownika?

Udało się! Rekrutacja zakończyła się sukcesem, zdobyliśmy pracownika o pożądanych kompetencjach i osobowości pasującej do naszego zespołu. To jednak jeszcze nie czas na otwieranie szampana. Wyniki badań employee experience w Polsce dowodzą bowiem, że aż 30% pracowników rozgląda się za nowym zatrudnieniem już w ciągu pierwszego półrocza pracy. Oczywiście czasem decydują o tym przyczyny losowe, jednak najczęściej taka decyzja wynika z rozczarowania warunkami zatrudnienia. W dzisiejszym tekście podpowiadam, jak można tego uniknąć.

Onboarding zaczyna się przed dołączeniem pracownika do zespołu

Dobry pracodawca nie czeka z onboardingiem, aż pracownik fizycznie przekroczy próg firmy. Najważniejszym, co można zrobić po zakończeniu rekrutacji, jest wczucie się w sytuację nowo zatrudnionej osoby: czego się obawia, czego się spodziewa i na co liczy. W oparciu o te pytania można przygotować dla nowego członka zespołu mały przewodnik, który pozwoli mu odnaleźć się w nowym środowisku. Jego zawartość powinna zależeć od specyfiki konkretnego miejsca pracy. Poniżej zamieszczam kilka uniwersalnych propozycji:

  1. Mapka dojazdu do firmy (wraz np. z podpowiedzią, gdzie znajduje się firmowy parking lub jakie linie autobusowe zatrzymują się w pobliżu naszej siedziby).
  2. Skrótowa prezentacja członków zespołu. Może to być zdjęcie razem z nazwą stanowiska oraz praktycznymi wskazówkami, np.: „Marek jest specjalistą od social mediów. Możesz go pytać o wszystko, co dotyczy marketingu internetowego. Świetnie mówi po niemiecku, więc chętnie pomoże Ci we współpracy z niemieckojęzycznymi klientami. Robi też najlepszy sernik w całej firmie.” – taka nie do końca oficjalna prezentacja pokazuje „ludzką twarz” współpracowników, pozwala szybciej znaleźć wspólne zainteresowania i minimalizuje stres związany z poznawaniem nowych osób.
    W TIMOCOM stworzyliśmy w tym celu specjalną zakładkę na stronie internetowej. Systematycznie umieszczamy w niej sylwetki kolejnych członków naszego Teamu (kliknij i zobacz!).
  3. Kalendarium nadchodzących wydarzeń, nie tylko typowo biznesowych. Może się w nim znaleźć np. termin najbliższej imprezy integracyjnej. Dobrym pomysłem jest wyraźne zaznaczenie (jako ważnego eventu) daty dołączenia nowego pracownika do firmy.
  4. Lista benefitów, na które będzie mógł liczyć już od pierwszego dnia. Stanowi ona poniekąd dowód na spełnienie obietnic zawartych w ofercie pracy lub złożonych podczas rozmowy.
  5. Zestaw praktycznych wskazówek, chociażby odnośnie dress code’u, a nawet tych pozornie banalnych – np. czy należy przynieść własny kubek  albo czy w dziale obchodzi się imieniny.

Takie przywitanie pracownika pomoże rozwiać część jego wątpliwości i sprawić, że dołączając do zespołu, będzie się czuł jego pożądaną częścią.

Co zamiast czerwonego dywanu?

            Najważniejszą cechą pierwszego wrażenia jest to, że można je zrobić tylko raz. Przekraczając próg nowej firmy, pracownik od razu zaczyna weryfikować swoje wyobrażenia z procesu rekrutacji. Im bardziej pozytywne będą początkowe odczucia, tym większa szansa na głębsze zaangażowanie, a w efekcie pozostanie danej osoby w zespole. Wbrew pozorom (i obawom niektórych przedsiębiorców) nie trzeba rozwijać na korytarzu czerwonego dywanu rodem z Hollywood ani rozsypywać płatków róż na drodze do biura 😉. Dobrym rozwiązaniem jest za to odpowiednio przygotowany pakiet powitalny. Ciekawe pomysły zawarłam w osobnym tekście (klik, klik). Przede wszystkim ważne jest jednak, żeby był praktyczny i od początku wiązał pracownika z firmą. Może więc zawierać gadżety przydatne na konkretnym stanowisku pracy (najpopularniejsze to oczywiście: kubek, kalendarz, smycz do kluczy czy długopis), ale też ułatwiające integrację (np. ramka ze zdjęciem członków zespołu, voucher do kawiarni, w której pracownicy często spotykają się po godzinach etc.).

Jak zorganizować pracownikowi wymarzony pierwszy dzień w pracy?

            Złym pomysłem jest zarówno potraktowanie pierwszego dnia zupełnie niezobowiązująco, jak i próba natychmiastowego wdrożenia pracownika w pełen zakres jego obowiązków. Pierwsza opcja nie rozwieje żadnych wątpliwości nowo zatrudnionego, przeciwnie, wzbudzi frustrację i niepotrzebnie odłoży w czasie pełną integrację z zespołem. Druga wywoła uczucie przytłoczenia i dezorientacji, co może sprawić, że pracownik już po kilku godzinach pożałuje decyzji o dołączeniu do naszej firmy.

Dobrą praktykę stanowi natomiast wyznaczenie opiekuna (wg angielskiej, mniej zobowiązująco brzmiącej wersji – buddyego), który będzie towarzyszył świeżo przyjętemu w początkach jego pracy: oprowadzi po siedzibie firmy, wdroży w jej kulturę organizacyjną (także jej nieformalne aspekty!) i stopniowo wprowadzi w konkretne obowiązki. Opiekunem nie musi być bezpośredni przełożony – a czasem nawet lepiej, żeby nim nie był. W relacjach z osobą na równorzędnym stanowisku często łatwiej poczuć się swobodnie, mówić o swoich wątpliwościach oraz zadawać pytania. I vice versa: kolega z działu z większym prawdopodobieństwem poinformuje nowego współpracownika o firmowych niuansach, o których managerowi mówić nie wypada, a których znajomość ułatwi odnalezienie się w zespole.

Ciekawym rozwiązaniem, stosowanym już z powodzeniem przez niektórych pracodawców, jest gra fabularna, która prowadzi pracownika przez kluczowe miejsca w firmie i pozwala nawiązać relacje z innymi. Podczas kolejnych etapów uczestnik odwiedza np. pokój specjalisty od HR-u, salę konferencyjną, zakładową kuchnię czy chillout room: dzięki temu poznaje przestrzeń oraz zyskuje cenne informacje o codziennym życiu w firmie.

Kluczowym punktem pierwszego dnia może być także… obiad z nowym szefem. Sprawdzi się zdecydowanie lepiej od formalnego spotkania. Pozwoli złapać kontakt i poruszyć mniej zawodowe tematy, sprzyjając tym samym budowaniu więzi.

Jak długo powinien trwać onboarding?

Niestety nie ma tutaj uniwersalnej recepty. Onboarding powinien zakończyć się w momencie osiągnięcia przez pracownika pełnej samodzielności. W przypadku korporacji zwykle mówi się o okresie od 3 do 6 miesięcy. W mniejszych przedsiębiorstwach lub/i na stanowiskach o wąskim zakresie obowiązków może on być o wiele krótszy, liczony nie w miesiącach, lecz w tygodniach lub nawet dniach.

Każdy feedback to dobry feedback

            Aby wiedzieć, czy onboarding przebiega zgodnie z planem, warto poprosić nowo zatrudnionego pracownika o odpowiedź zwrotną. Można do tego wykorzystać ankietę, przeprowadzić z zainteresowanym wywiad lub zachęcić go do napisania kreatywnej recenzji. Żadna z powyższych form nie musi zawierać sztywnych, standardowych pytań: może być formą zabawy, która ośmieli pracownika do szczerego wyrażania swoich odczuć. Przykładowe pytania mogłyby wyglądać tak:

  • Gdyby nasza firma była filmem, do jakiego gatunku byś ją zakwalifikował?
  • W jakiej dyscyplinie sportowej Twoim zdaniem najlepiej sprawdziłby się Twój manager i dlaczego?
  • Gdybyś miał porównać „smak” swoich pierwszych dni w naszej firmie do konkretnej potrawy, jakie danie byś wybrał i dlaczego?
  • Gdybyś miał namalować swoją przyszłość w naszej firmie, jakich kolorów byś użył i dlaczego?
  • Uzupełnij zdanie: „Praca w XYZ jest jak ………………………, ponieważ ………………………..”.

Konkretne pomysły powinny oczywiście zależeć od specyfiki firmy, stanowiska i samego pracownika. Doświadczona, stateczna księgowa w wieku przedemerytalnym może oczekiwać innej formy komunikacji z nowymi przełożonymi niż hiperkreatywny marketingowiec przed trzydziestką.

Wdrażanie przez wdrożonego, czyli co po onboardingu?

Proces onboardingu powinien ewoluować. Klątwa wiedzy dopada każdego z nas, dlatego kiedy pracownik osiągnie już pożądaną samodzielność na stanowisku pracy i zintegruje się z zespołem, warto angażować go w onboarding kolejnych kandydatów. Jako osoba o świeżym spojrzeniu, dobrze pamiętająca jeszcze własne doświadczenia z pierwszych dni pracy, może być ważnym ogniwem w planowaniu i przeprowadzaniu wdrażania nowych członków teamu.

Źródła:
https://tomhrm.com/wiedza-hr/8-pomyslow-onboarding-pracownika/

http://nf.pl/manager/programy-onboardingowe-witamy-na-pokladzie,,13684,41

https://emplo.pl/blog/adaptacja-nowych-pracownikow/

http://orozwoju.com/onboarding-wdrozenie-buduje-doswiadczenie/

https://mojafirma.infor.pl/manager/zarzadzanie-zespolem/309828,Induction-Day-jak-dobrze-wprowadzic-nowego-pracownika.html

https://emplo.pl/blog/dobry-onboarding-w-czterech-krokach/#.VzV23PmLSVM

https://www.slideshare.net/martadobrzanska/raport-employee-experience-w-polsce-2017-84615922

Zdjęcie: ©DOC RABE MEDIA – stock.adobe.com.

Magdalena Kałużna-LitwinMagdalena Kałużna-Litwin
Cześć! Miło, że tu zaglądasz. Mam na imię Magda. Z wykształcenia jestem socjologiem i certyfikowanym HR biznes partnerem. Mam za sobą 12 lat doświadczenia w tzw. zasobach ludzkich, ale nie lubię tego określenia. Praca z zespołem i dla zespołu - to moje DNA. W TIMOCOM, gdzie pracuję jako Human Resources Manager, mówią na mnie HR Lady.