Dlaczego offboarding jest taki ważny?

Nie lekceważ znaczenia relacji z byłymi pracownikami!

Pokolenie naszych dziadków, a w dużej mierze także rodziców, często całe swoje życie zawodowe spędzało w jednej firmie, nierzadko na tym samym stanowisku. Dziś rynek pracy wygląda zupełnie inaczej. Kilkukrotne zmiany pracodawcy nikogo już nie dziwią; kandydaci szukają swojej wymarzonej pracy z determinacją i zdecydowanie szybciej niż ich rodzice weryfikują obietnice składane na rozmowie rekrutacyjnej.

Większy przepływ pracowników oznacza między innymi częstszą konieczność żegnania się z osobami, które z różnych przyczyn opuszczają szeregi naszego zespołu. O jednej z pułapek offboardingu pisałam niedawno tutaj (KLIK). Dziś zajmę się tym, jak ten proces przeprowadzić oraz dlaczego warto utrzymywać relacje z byłymi pracownikami.

Nie pal mostów za sobą… ani za pracownikiem

Odejścia pracowników z organizacji możemy podzielić na kilka grup.

Pierwszą stanowią osoby, które składają wypowiedzenie z przyczyn niezawodowych (np. przeprowadzka do innego miasta ze względu na małżonka, ciężka choroba członka rodziny etc.). Druga grupa to ci, którzy porzucają naszą firmę ze względów zawodowych (tutaj powodów może być mnóstwo – od zbyt niskich zarobków i złej atmosfery aż po korzystniejszą lokalizację siedziby nowego pracodawcy lub znalezienie pracy w wyuczonej specjalizacji). Do trzeciej grupy można zaliczyć osoby, którym sami jesteśmy zmuszeni wręczyć wypowiedzenie.

Wspólnym mianownikiem dla offboardingu wszystkich tych grup jest dostrzeżenie i zrozumienie na pozór oczywistego faktu, że rozstania – bez względu na ich przyczynę – bywają trudne. Według skali stresu Thomasa Holmesa i Richarda Rahe’a utrata pracy jest jednym z najbardziej stresujących wydarzeń w życiu człowieka (zajmuje o 3 pozycje wyżej niż choroba członka rodziny lub małżonka, 9 pozycji wyżej niż śmierć przyjaciela).
Odpowiednie zaplanowanie tego procesu pozwoli oswoić go z tą trudną sytuacją, stosownie pożegnać się z pracownikiem, ale i utrzymać z nim pozytywne relacje, a w konsekwencji wpłynąć pozytywnie na markę pracodawcy.

Jak przeprowadzić offboarding? Najważniejsze kroki

1. Rozmowa o odejściu

Niezależnie od tego, kto ją inicjuje, w rozmowie powinni brać udział: odchodzący pracownik, jego przełożony oraz przedstawiciel HR. Dialog musi być szczery, a to oznacza, że po pierwsze pracownikowi należy się rzetelny feedback, a po drugie nie można bać się trudnych pytań (także wtedy, kiedy to my musimy je zadać) lub obaw czy emocji pracownika.

2. Zaplanowanie opuszczenia organizacji

Na taką okoliczność warto mieć przygotowaną checklistę, na której znajdą się wszystkie czynności konieczne do ostatecznego zamknięcia współpracy z odchodzącym, np. uzgodniony okres wypowiedzenia, liczba dni urlopu i sposób ich odebrania, termin przekazania obowiązków konkretnym osobom, deadline na zdanie służbowego sprzętu etc. Lista powinna także zawierać przypisane odpowiedzialności za poszczególne zadania.

3. Poinformowanie zespołu

Niezależnie od tego, jak bardzo jest nam to nie na rękę, zespół powinien poznać rzeczywiste powody rozstania „jednego ze swoich” z  organizacją. Należy także zadbać o oswajanie go z nową sytuacją. Jak to robić? Rozmawiać szczerze i odpowiednio w czasie. W przeciwnym razie zaczną narastać plotki, które mogą negatywnie wpłynąć na atmosferę i nastroje w całej organizacji. Warto także ustalić, kto będzie przekazywał informację o odejściu. Większość osób z wyprzedzeniem samodzielnie informuje najbliższy zespół, ale nie wszyscy mogą mieć na to ochotę.

4. Delegowanie zadań

Warto zadbać o to, żeby cenna wiedza nie opuściła firmy razem z pracownikiem. Idealna sytuacja ma miejsce wtedy, kiedy odchodzący może osobiście przekazać swoje obowiązki następcy. Jeśli jednak nie jest to możliwe, można poprosić go np. o spisanie krótkiej instrukcji dla takiej osoby lub/i umieszczenie przydatnych materiałów na firmowym serwerze.

5. Outplacement

Jeżeli to firma jest stroną wypowiadającą umowę, dobrym krokiem jest wsparcie zwalnianego pracownika w znalezieniu nowego miejsca zatrudnienia lub zdobyciu nowych kwalifikacji, które mu to zadanie ułatwią. Więksi pracodawcy mają specjalne, nierzadko rozbudowane programy outplacementowe wdrażane na wypadek zwolnień grupowych (są zresztą w określonych przypadkach do tego zobligowani przez prawo). Gorąco zachęcam do wdrożenia projektu tego typu.

6. Exit interview

Ostatniego dnia współpracy warto zaprosić odchodzącego pracownika na spotkanie, w ramach którego zostanie on poproszony o podzielenie się wspomnieniami i doświadczeniami, które wynosi z firmy, a także o ocenę samego procesu offboardingu. Jego spostrzeżenia warto potraktować jako cenne wskazówki do pracy nad rozwojem employer brandingu!

7. Kontakt z alumnami

Byli pracownicy są cennym źródłem wiedzy o firmie zarówno dla potencjalnych następców, jak i kontrahentów. Większość z nas zna przynajmniej jednego ekspracownika restauracji, który jawnie odradza jedzenie w lokalu swojego byłego pracodawcy. Takie opinie wpływają nie tylko na kandydatów do pracy, ale także na klientów. Potencjał drzemiący w alumnach warto więc dobrze ukierunkować i odpowiednio wykorzystać. Osoby, które wyniosą z naszej organizacji przeważnie pozytywne doświadczenia, mogą być wspaniałymi ambasadorami marki. Warto utrzymywać z nimi kontakt, pokazywać zmiany w naszej firmie i interesować się ich dalszym rozwojem zawodowym. Pomaga w tym np. zapraszanie ich na wydarzenia firmowe (zewnętrzne i wewnętrzne) lub założenie przeznaczonej dla nich grupy w mediach społecznościowych. Niewykluczone, że część alumnów będzie chciała w przyszłości do nas wrócić!

Szczęśliwej drogi już czas, czyli zamiast podsumowania

Mówi się, że w każdej pracy najlepsze są pierwsze i ostatnie dni. Co więcej, początkowe i końcowe wrażenie często w znacznym stopniu decydują o tym, jaką opinię o pracodawcy pracownik nie tylko zachowa we wspomnieniach, ale i poniesie w świat. Nie zapominajmy, że mamy na to wpływ!

Źródła:

https://gojtowska.com/2020/08/22/4-fakty-na-temat-offboardingu-w-it/

https://gojtowska.com/2020/05/06/co-to-jest-offboarding/

https://gojtowska.com/2020/04/27/rozstanie-z-pracownikiem/

https://gojtowska.com/2019/09/22/alumni/

https://hcmdeck.com/blog/jak-dobrze-pozegnac-pracownika-czyli-czym-jest-offboarding-i-outplacement/

https://hcmdeck.com/blog/7-grzechow-glownych-zlego-offboardingu/

grafika: ©Artura – stock.adobe.com