Nowoczesny HR

Co się kryje pod tym pojęciem?

O tym, że zespół HR to ktoś więcej niż tylko „naliczacze pensji”, nie trzeba nikogo przekonywać, a przynajmniej taką mam nadzieję. Zmieniający się rynek, coraz bardziej powszechna digitalizacja i intensywny rozwój badań psychologicznych sprawiają, że  znaczenie HR wzrasta. Świadomi pracodawcy wiedzą, że dobrze funkcjonujący dział HR będzie miał niebagatelny wpływ na sukces całej firmy: od niego bowiem w dużej mierze zależy nie tylko skuteczna rekrutacja, ale też atmosfera w zespole, identyfikacja pracowników z marką pracodawcy i wiele elementów employer brandingu. Aby jednak było tak w rzeczywistości, HR musi się rozwijać. Musi być nowoczesny. Pod tym ogólnym pojęciem kryje się kilka bardzo szczegółowych kryteriów, które muszą zostać spełnione, jeżeli dział human resources chce nadążać za rynkiem.

Digitalizacja i automatyzacja

Oglądałam ostatnio na Netflixie pilotażowy odcinek pewnego serialu, którego akcja dzieje się jak najbardziej współcześnie. W jednej ze scen właścicielka kawiarni po wieczornym zamknięciu lokalu usiadła przy stoliku i zaczęła robić rozliczenie… za pomocą karteczek i kalkulatora. Moje myśli powędrowały od tego jej stolika tak daleko, że właściwie nie pamiętam, co dalej działo się na ekranie. Niełatwo wyobrazić sobie dzisiaj firmę, w której finanse wciąż kontroluje się w ten sposób. A jak jest z kwestiami kadrowymi? … no właśnie. Nowoczesny HR musi korzystać z rozwiązań cyfrowych, które nie tylko usprawniają codzienną pracę, ale także minimalizują ryzyko błędów, a nawet pozwalają skuteczniej zatrudniać. Do wyboru mamy systemy do naliczania płac i urlopów, tworzenia i przechowywania dokumentacji pracowników, wspomagania procesu rekrutacji czy onboardingu. Więcej o nich pisałam w osobnym tekście. Istotnym skutkiem cyfryzacji jest redukcja wymiaru zadań kadrowych na rzecz miękkiego HR, który nie tak łatwo jest zastąpić maszyną.

Zwiększanie efektywności zatrudnienia

Nowoczesny HR to taki, który potrafi znaleźć skuteczne remedium na niedobór personelu, zwłaszcza w czasach, kiedy rynek tak bardzo się zmienia. Rzeczywistość VUCA* powoduje ciągłą konieczność adaptacji do nowej sytuacji. Czym ona jest? Termin VUCA został wymyślony przez amerykańską armię, by opisywać specyfikę  rzeczywistości podczas wojny. Żołnierze mają wyznaczone cele, ale nie mogą planować długofalowo. Nie są w stanie przewidzieć, co się wydarzy. Ważne jest, żeby umieli wnikliwie obserwować bieżącą sytuację i reagować na nią. VUCA to świat zmienności, niepewności, złożoności i niejednoznaczności.   Jak słusznie zauważają autorzy portalu hbrp.pl (link w źródłach), specjalista ds. HR „Powinien rozszerzać swoje kompetencje w taki sposób, aby móc skuteczniej wspierać menedżerów liniowych i dostarczać im utalentowanych pracowników.” Sposobów na zwiększenie efektywności zatrudnienia jest wiele. Do najważniejszych zaliczyłabym:

– tworzenie atrakcyjnych, ale także czytelnych ofert pracy, dostosowanych do odbiorcy zarówno w kwestii wizualnej, jak i tekstowej. Żeby pozyskać kandydata, rekruter musi mówić jego językiem (bardzo dobrze widoczne jest to w obszarze rekrutacji IT). Jeżeli wykorzysta w tym celu nowe technologie, to tym lepiej dla niego. Ogłoszenie o pracę może dziś przybierać formy interaktywnych filmików, gier albo quizów. Coraz więcej ma też wspólnego ze spersonalizowaną reklamą (o targetowaniu behawioralnym w rekrutacji pisałam tu).Trzeba jednak pamiętać, by nie malować trawy na zielono. Kłamstwo w procesie rekrutacji ma bardzo krótkie nogi i opłakane konsekwencje.

– (w)prowadzenie systemów rekomendacji. Zwyczajowo przyjęło się nagradzać finansowo pracownika za skuteczne polecenie kandydata na wolne stanowisko. Niematerialne benefity takiego rozwiązania są jednak jeszcze bardziej istotne: wiąże ono z firmą nie tylko osobę nowo zatrudnioną, ale i polecającą, wpływa też pozytywnie na integrację zespołu. Dodatkowym plusem jest to, że w firmach, gdzie funkcjonuje system rekomendacji, odchodzący pracownicy chętniej polecają znajomych na swoje miejsce, co często znacznie skraca i upraszcza proces rekrutacji.

Dbanie o integrację pracowników i employer branding

Ścisły związek tych dwóch pojęć jest oczywisty. Pracownicy, którzy dobrze się czują w zespole, będą dobrymi rzecznikami marki pracodawcy. Nowoczesny HR zajmuje się więc monitorowaniem employee experience, wyciąganiem z niego wniosków i podejmowaniem działań. Przykładowo: jeżeli w dziale kontroli jakości występuje wyjątkowo duża rotacja, to zadaniem HR będzie zbadanie jej przyczyn. Jeśli są one zewnętrzne (np. ciąża jednej pracownicy, przeprowadzka drugiej i przejście na emeryturę trzeciej), to należy zadbać przede wszystkim o efektywną rekrutację; jeżeli wynikają natomiast z czynników wewnętrznych, takich jak konflikt w zespole lub niewłaściwe zarządzanie nim, trzeba najpierw ten problem rozwiązać, następnie zintegrować na nowo pozostałych pracowników, a dopiero potem zająć się uzupełnianiem powstałych wakatów.

Jak jeszcze nowoczesny HR dba o obecnych pracowników?

Może to robić poprzez:

 – uatrakcyjnienie świadczeń pozapłacowych (spersonalizowane benefity, zróżnicowana oferta szkoleń, wspieranie managerów w projektowaniu ścieżek kariery);

– przemyślany offboarding (były pracownik nadal świadczy o firmie! Właściwie pożegnany może być jej ważnym ambasadorem, a pozytywne doświadczenia mogą zachęcić go w przyszłości do ponownego związania się z wcześniejszym pracodawcą);

– skuteczną komunikację (tylko tyle i aż tyle! Pracownicy oczekują pełnych i jawnych informacji o tym, co się dzieje w firmie. Czują się dzięki temu szanowani przez pracodawcę, rośnie także ich poczucie stabilizacji zawodowej).

Otwarcie na mobilność

Wspomniana komunikacja wewnątrz organizacji poszerza się o jeszcze jeden aspekt: pracowników zdalnych, których odsetek będzie najprawdopodobniej stale rósł. Nowoczesny HR musi dysponować narzędziami (nie tylko w postaci rozwiązań cyfrowych, ale także regulaminów i jasno określonych procedur), które pozwolą na nawiązanie i utrzymanie więzi z osobami pracującymi w trybie home office lub po prostu wykonującymi większość obowiązków poza siedzibą firmy. Obecna sytuacja związana z COVID-19 zdecydowanie przyspiesza ten trend.

Nieustanny rozwój

W tym miejscu muszę rozwinąć umieszczony wyżej cytat o poszerzaniu kompetencji przez pracowników HR. Powinni oni nie tylko umieć skutecznie rekrutować (to znaczy tak, żeby zatrudniony pracownik sprawdził się na danym stanowisku i chciał zostać w firmie!), ale także zdobywać wiedzę i doświadczenie wykraczające poza swój dział. Chodzi mi tutaj o wiedzę z zakresu branży, do której należy firma, ale również o marketing i sprzedaż; choć  nie wszystkim musi się to podobać, wiele działań HR-owych staje się dziś towarami, których nabywcami chcemy uczynić obecnych, przyszłych, a czasem i byłych pracowników.

Czy z nowoczesnością można przedobrzyć?

Śledząc bieżące trendy właściwie w dowolnej dziedzinie życia – modzie, architekturze, medycynie czy jakiejkolwiek dyscyplinie – można odnieść wrażenie, że hasło „nowoczesność” wylewa się z ekranów telewizorów, laptopów i smartfonów (także zresztą nowoczesnych). Słownikowe synonimy tego wyrazu nawiązują do postępu, awangardy, innowacji, nowatorstwa i pionierstwa. Aż chciałoby się zapytać, czy podążanie za trendami lub lansowanie ich nie grozi wylaniem dziecka z kąpielą – w tym przypadku porzuceniem dobrych i sprawdzonych rozwiązań na rzecz czegoś, co dobrze brzmi i łatwo się sprzedaje, ale niekoniecznie jest funkcjonalne ani potrzebne.

Decyzja o tym, jak rozwijać dział HR, tak jak każda strategiczna rezolucja w biznesie, musi być dobrze przemyślana, jeśli ma przynieść zyski. Prawda jest jednak taka, że rozwoju nie da się zatrzymać, dlatego nadążanie za nim, a nawet wyprzedzanie go w pewnych aspektach, powinno cechować NOWOCZESNĄ firmę.

Źródła:

https://biznes.newseria.pl/biuro-prasowe/praca/4-kluczowe-trendy-hr,b1807349061

https://www.hbrp.pl/a/hr-znow-na-fali-wznoszacej/DRpXofbnL

https://mfiles.pl/pl/index.php/Relacja_mened%C5%BCer_sztabowy_-_mened%C5%BCer_liniowy

https://chmiel.pro/nowoczesny-hr/

https://hrpolska.pl/prawo-pracy/narzedzia/nowoczesny-system-hr-3-najwazniejsze-cechy.html

https://www.synonimy.pl/synonim/nowoczesny/

Źródło: ©semisatch – stock.adobe.com