Organizacja przestrzeni biurowej

Zobacz, jak się nie zgubić w gąszczu kabli i przepisów BHP

Kolejny dzień w biurze – ot, zwyczajna środa. Kilka minut po dziewiątej rano pracę przerywa Ci telefon z przedszkola. Łapiesz odruchowo komórkę i próbujesz wyjść na korytarz, tworząc mimowolnie w głowie czarne scenariusze tego, co mogło się przydarzyć Twojej pociesze. Droga do drzwi wydaje się jednak nieskończenie długa: musisz przecież pokonać labirynt biurek, plątaninę kabli i mur kserokopiarek. Wreszcie osiągasz cel,  możesz swobodnie rozmawiać. Na szczęście okazuje się, że połączenie dotyczyło błahostki. Z ulgą wracasz do porzuconego zdania. I znowu: kopiarki, przewody, biurka. Pracujesz pilnie do południa. Plecy zaczynają boleć, głód dokucza – czas na przerwę, na złapanie choć chwili wytchnienia. Tylko dokąd się udać, skoro jedyną alternatywą dla biura jest ciasna i ciemna kuchnia lub nudny, szary parking przed budynkiem?

Jeżeli któryś z problemów związanych z przestrzenią wydaje Ci się znajomy, to czas na jej przeorganizowanie lub… zmianę pracodawcy.

Zachodzące dynamicznie procesy gospodarcze i demograficzne powodują, że wynagrodzenie nie jest już jedynym czynnikiem wpływającym na atrakcyjność zatrudnienia w konkretnej firmie. Poza pensją, benefitami i atmosferą w miejscu pracy, coraz bardziej istotny staje się wymiar przestrzeni. Nowoczesny pracodawca potrafi ją tak zorganizować, aby była funkcjonalna, estetyczna i wygodna, czyli jednym słowem przyjazna dla pracowników.

BHP przede wszystkim

Przepisy BHP nie dają przedsiębiorcom pełnej swobody w urządzaniu biura. W trosce o komfort i bezpieczeństwo zatrudnionych, narzucają przede wszystkim, co następuje:

1. Pomieszczenia stałej pracy biurowej nie powinny znajdować się po niżej poziomu otaczającego terenu, chociaż jest to możliwe po uzyskaniu zgody Sanepidu i okręgowego inspektora pracy.
2. Każdy pracownik powinien mieć zapewnione minimum 13 m3 wolnej objętości pomieszczenia oraz przynajmniej 2 m2 wolnej podłogi – czyli niezajętej przez meble i sprzęty biurowe. Wysokość biura w świetle musi wynosić co najmniej 3 m (lub 2,5 m w przypadku, kiedy w biurze pracują jednocześnie maksymalnie 4 osoby, z których każda ma zapewnione minimum 15 m3 wolnej przestrzeni).
3. Biuro powinno zapewniać pracownikom dostęp do światła dziennego, chyba że pracodawca otrzymał zgodę Sanepidu i okręgowego inspektora pracy na oświetlanie pomieszczenia wyłącznie światłem sztucznym.
4. Temperatura w pomieszczeniach biurowych musi wynosić minimum 18 stopni Celsjusza.
5. Biurka powinny być tak skonstruowane, aby umożliwiać dostosowanie miejsca pracy do użytkownika (np. jego wzrostu, prawo- lub leworęczności, indywidualnych preferencji).
6. Fotele biurowe muszą mieć właściwą podstawę, podłokietniki, odpowiednio wyprofilowane oraz regulowane oparcia, a także funkcję obrotu o 360 stopni.

Co to znaczy komfortowa przestrzeń?

Spełnienie wymogów narzucanych przez przepisy BHP to jednak za mało, żeby mówić o przestrzeni, która może do siebie przywiązać pracownika. Oprócz zwyczajnej, potocznie rozumianej wygody, ważne są też wrażenia wizualne. Biuro nie powinno być ani zbyt surowe, ani tym bardziej przesycone bibelotami, dekoracjami i innymi elementami zbędnie przyciągającymi wzrok, nawet jeżeli pozornie wydają się funkcjonalne (np. przeładowana nieaktualizowanymi informacjami tablica ogłoszeniowa).

Warto zainwestować w chillout room

Firmy idące z duchem czasu stawiają na pracowników wypoczętych i odprężonych, dlatego pozwalają im na atrakcyjne spędzanie przerw w pracy. Coraz bardziej pożądana staje się więc strefa relaksu (chillout room). Powinna ona zawierać przede wszystkim wygodne miejsca do siedzenia, pozwalające ciału na regenerację po godzinach pracy przed komputerem. Dobrym rozwiązaniem są też elementy wygłuszające, aby z jednej strony zapewnić wypoczywającym ciszę lub poczucie prywatności podczas konwersacji, a z drugiej sprawić, aby ich rozmowy nie zakłóciły pracy pozostałych osób w biurze. Często pracodawcy decydują się na umieszczenie w chillout roomach roślinności albo elementów wystroju dających wrażenie obcowania z przyrodą (np. fototapety, siedziska wykonane z pni drzew etc.). Zieleń w biurze potrafi fantastycznie budować przestrzeń. Zyskującym na popularności rozwiązaniem są także różne urządzenia promujące aktywność fizyczną – np. stoły do ping-ponga, piłkarzyki, tarcze do lotek etc. Dodatkowym atutem, choć nie zawsze w pełni zależnym od pracodawcy, jest ładny lub ciekawy widok z okna: na zielony skwer, tętniące życiem centrum miasta albo inną przyciągającą wzrok przestrzeń.

Miejscem spędzania przerw w pracy bywa też kuchnia lub stołówka, dlatego warto zadbać nie tylko o właściwe warunki higieniczno-sanitarne, ale także o np. wygodne meble, wielofunkcyjny ekspres do kawy oraz dostępność poczęstunku w postaci świeżych owoców lub słodkich przekąsek.

Hot desk

Ciekawą propozycja mogą być także tzw. hot deski. Miejsca nieprzypisane do konkretnych osób a dostępne dla każdego chętnego. Połączenie ich np. z biurkami umożliwiającymi pracę na przykład na stojąco wpływa nie tylko na postrzeganie przestrzeni, ale na zdrowie pracowników!

Nowe pokolenia pracowników, nowe wyzwania dla pracodawców

Kolejne generacje zasilające rynek pracy – tzw. pokolenie Y oraz Z – oczekują od pracodawcy zaspokojenia nie tylko potrzeb finansowych, lecz także możliwości elastycznego pogodzenia życia rodzinnego z zawodowym. Coraz ważniejsza staje się integracja wewnątrz zespołu, która wpływa na utożsamianie się pracownika z firmą, a w konsekwencji na efektywność jego pracy. Jest więc niezbędne, aby ten proces przebiegał w przestrzeni, która będzie go stale wzmacniać.

Źródła:

https://www.pip.gov.pl/pl/f/v/97494/bhp%20biuro.pdf

http://consido.pl/jak-zaaranzowac-strefe-relaksu-w-biurze/

http://www.propertydesign.pl/architektura/104/strefa_relaksu_jest_najwazniejszym_miejscem_w_biurze,5419.html

http://www.propertydesign.pl/architektura/104/top_10_strefy_relaksu_w_nowoczesnych_biurach,4798.html

https://www.hbrp.pl/b/ergonomiczne-stanowisko-pracy—rewolucja-w-biurach/POYVMuXvc?NO_COOKIES=1